Microsoft Access 掲示板

「指示事項」が格納されたマスターテーブルがあり、そこに44件のレコードが登録されており、それを表示したいということが目的ですか。
レコードを作成したときに、指示事項マスターから引っ張ってきて表示するのでしょうか。その時、表示したものは、その後もレコードに保持しておくものですか（後からそのレコードを表示したときでも変わらない）。

ID が連番になっているなら、ID.Value Mod 44 で余りを計算してそれを使えばいいかと思います。

上限ありの連番フィールドをつくりループさせるには

　お遊びをやってみました。
　例えば、目標が1、2、3の3つある。ある日、Aさん、Bさん、Cさんの目標がそれぞれ1、2、3だった場合、どうするか。
　まず、演算フィールドを作ってみた。式1:IIf(目標=3ならば、1、目標＋1)。演算すると、2、3、1。
　そして　とある日、Aさん、Bさん、Cさんの目標として追加クエリする。

　現実では、こんなに単純にはできないでしょう。上限が永遠に変わらないなんて事はあってはならないし、中身も時代に合わせて変わらなければいけないはずなので。例えば、目標1『AAA』が明日『???』に変わったらどうする？昨日までの目標1『AAA』はどうなる？昔から『???』だった事にする？急に廃止になったら、連番や上限どうする？

>hatenaさん
レコードを作成したときに自動で作成したいです
必ずしもレコードに保存しなくても、計算で同じ指示事項が表示されるのでしょうけど
いちおうレコードに保持する方向で考えています（印刷や再発行したときにずれていると信憑性を疑われそうなので）
IDは連番ですが、一日に複数人おり、会社としての指示事項になるので全員同じものにする必要があります（これを書き忘れていてすみません）
なのでIDでやると不都合がありそうです
ID.Value Mod 44　は、レコード作成時にVBAで計算してフィールドに格納するかんじですか？

>りんごさん
価格改定への対処のように策定日をつくる、とかですかね
基本的には自社でやっていることでも、本当に指示したくてやっているわけでもなく
お役所仕事のルールを守るため、なので変更はないとは思ってます
あっても推奨する指示項目の追加だと思います
例えば飲酒運転関連はあとから増えたものかもしれませんが、安全運転するための項目がすでに40以上あるので
さすがにこれ以上は監査する機関も思いつかないかな、と

 上限ありの連番フィールドをつ...
 テーブル  レポート
IDを元に直前のレコードを参照して元レコードの連番フィールドに＋1（連番に上限をつけて上限になると1に戻す仕組みにする）するというような仕組みやDLookUpを使うと
全レコードを対象に検索がされるのでどんどん重くなっていきますか？

レコードを作成したときに自動で作成したいです
必ずしもレコードに保存しなくても、計算で同じ指示事項が表示されるのでしょうけど
いちおうレコードに保持する方向で考えています（印刷や再発行したときにずれていると信憑性を疑われそうなので）

新規レコードを入力したときという意味なら、フォームの挿入前処理のイベントプロシージャで連番フィールドに入力すればいいでしょう。
IDフィールド順で連番をふるのなら、IDが最大のレコードの連番を取得して、それに＋１したものでいいですね。44だったら１にする。

Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)
    Dim num As Long
    num = DLookup("連番","テーブル","ID=" & DMax("ID","テーブル"))+1
    If num >= 44 Then num = 1
    Me.連番 = Num
End Sub

IDフィールドにインデックスを設定しておけば、レコード件数が多くて遅いということはないはずです。

>りんごさん
DLookupは激重だと聞きますが、昔のイメージが強いだけで、最近のPCかつインデックス設定をすれば常用して問題ないということですか？

説明不足で誤解を招いてしまってすみません
文章ではむずかしいので画像にしてみました

DLookupは激重だと聞きますが、昔のイメージが強いだけで、最近のPCかつインデックス設定をすれば常用して問題ないということですか？

DLookupはたしかに重いですが、今回は、おそらく、新規レコードが作成されるときに取得すればいいだけですので、その時に一回呼び出されるだけですよね。どんなに件数が多かろうと1秒もかかりません。たぶんユーザーから見れば一瞬です。

DLookupやDCountは重いから避けるべきというのは、クエリの演算フィールドに使う場合です。
レコード件数分、繰り返し呼び出されるので、重くなる場合があります。

画像について

フォームではそのような表示は不可能なので、レポートでの話ですね。
そのようなレイアウトにするなら、日付テーブル（あるいは営業日テーブル）を用意して、そこに注意事項のIDを格納するようにすればいいかと思います。

フォームでの入力は、メインフォームのソースを日付テーブル、サブフォームのソースに画像のデータのテーブルを設定すればいいでしょう。
メインフォームに前回の回答のVBAを設定すればいいでしょう。

あるいは、事前に日付テーブルにまとめて（1ヶ月分ずつとか）日付、注意事項ID(連番)をVBAで追加するような運用でもいいでしょう。その場合、DLookupを使わずに、前のレコードの連番に１加算していけばいいだけです。

日付テーブル

日付クエリ(日付:降順、トップ1を表示;デザインタブのクエリ設定『すべて』を『1』に変更。)
↓
追加クエリに変更。(レコードの追加:式1が日付、式2が注意事項ID。)

選択クエリに注意事項IDを加える。

詳しい解説ありがとうございました

日付テーブルに分けた方が前回の注意事項IDをみるときに格段に少なくなるし
データベース設計的にも正しいということですね

（別途質問をしようと思いましたが関連ですのでこちらでさせていただきます）
そのようにしようと思いましたが一部の出勤データがEXCELからのインポートでした
一行に、（画像のように）ACCESSのレポートに表示する状態で入力されています
この場合、1対多の状態でインポートするには難しい処理が必要となりそうですが
どのようにしたらよいでしょうか？

点呼記録テーブルと日付テーブルの2つのテーブルへインポートするとして、

点呼記録テーブルへのインポートはそのままデータ形式を合わせてインポートすればいいです（不要な行はデータ形式不一致でエラーになって取り込まれないので）

日付テーブルへのインポートはそのままだと注意事項の行に日付がないので注意事項の行に日付をつける作業が必要です
最近似たような話題がありましたAccess2019のアクションカタログを利用して、空白セルに前行の値をコピーしたい

ACCESSの機能でやるなら取り込める形式の仮テーブルを作って取り込んだ後注意事項の行に日付をつけて、注意事項の行だけ抽出して本番テーブル（日付テーブル）へ追加とすればいいです

VBAでやるなら、1行ずつチェックしながら日付があれば日付を変数に確保、注意事項が出てきたら日付テーブルへ追加とすればいいですね
（どうせ全データチェックすることになるので点呼記録テーブルへのインポート作業も組み込んでしまえばいいと思います）

1対多の状態でインポート

リレーションシップで参照整合性をつけているなら日付データがないと点呼記録が入力できないので日付テーブルへのインポートの後、点呼記録テーブルへのインポートという順番でインポートします

VBAで全部やるなら注意事項は各日付の後に出てくるので最後の行からチェックする（先に注意事項の行が見つけられる）ように取り込めばいいです

1対多の状態のデータをそのまま取込ということは普通やりません

ありがとうございます
また説明不足があって恐縮なのですが、EXCELのデータにはすべての行（点呼記録レコード）に注意事項のIDが入力されています（VLOOKUPでマスタから文字列を表示させています）
ACCESSでインポートすることになったならEXCELでは注意事項自体を入力しません（本当はだめだけど書類上出来上がってればいいので、実際に注意事項などを意識していないため）
はじめからACCESSで入力すればいいじゃないか、と思われると思いますが、

数日間の平均値、週間、月間などの総計、前回からの空き時間などの計算やそれに伴う調整が必要で、その計算をACCESSですべてやるのは大変そうでした。（日をまたいだときや空き時間が短いと前日の労働時間として合算しないといけなかったりするので）EXCELだとオートフィルもあるしもろもろ手軽にできます
ですから最終的にACCESSに入れて管理する、という運用にしたいです

点呼記録テーブルと日付テーブルはそれぞれIDでリレーションするのだと思いますが
それぞれにインポートしてIDはどのようにあわせるのでしょうか？

また説明不足があって恐縮なのですが、EXCELのデータにはすべての行（点呼記録レコード）に注意事項のIDが入力されています（VLOOKUPでマスタから文字列を表示させています）

ということは、EXCEL上のデータでいわゆる1対多の状態になっているということですね
ならば単純に「1」側のデータ（「日付」と「注意事項のID」）をインポートしてから「多」側のデータ（「注意事項のID」を除いたそのほかすべて）をインポートすればいいです

点呼記録テーブルと日付テーブルはそれぞれIDでリレーションするのだと思いますが
それぞれにインポートしてIDはどのようにあわせるのでしょうか？

DB設計におけるナチュラルキーとサロゲートキーという考え方の話になるんですがわざわざキーを作らなくても
日付テーブルの「日付」と点呼記録テーブルの「日付」でリレーションを組めばいいですよ

EXCEL上では1対多というか
日付　氏名　開始時間　車両番号　指示事項
のような並びで1行1件で日付や指示事項は重複して入っています
ACCESSにインポートする仕組みができたらEXCEL上では指示事項の入力はせずに
インポートしたときに付与させる方向で考えています

日付でリレーションする場合、日付テーブルと点呼記録テーブル双方に日付というフィールドができるということになりますか？
それですと日付テーブル自体をなくし、点呼記録テーブルのみで
hatena

日付テーブルをつくる目的は重複データをつくらないことでしょうか？
1対多にインポートすると、日付テーブル、点呼記録テーブル、インポートして日付でリレーションするならどちらにも日付が残ることになりますよね？
それだったら日付テーブルをなくして、点呼記録テーブルだけでも問題ないのではないか、と思ってしまいました
（インポートのときにそれぞれのテーブルに振り分ける必要があり、複雑になりそうなので）

もし僕の理解が間違っていたらすみません

　『日付が決まると何かが決まった』、『Xが決まるとYが決まった』、これを探してテーブルを作りました。重複データ云々だからどうすることはなくなります。
　日付テーブルは作らずに、点呼記録テーブル『日付と従業員が決まると、諸々決まる』とする場合、今日のAさんは法定速度遵守、今日のBさんは車間距離保持、これが可能になります。みんなの注意事項を揃えるには、何か工夫が必要になるでしょう。
　日付テーブルを作らなくても、データベースだからインポート振り分けは避けられないと思います。従業員テーブルに登録して、点呼記録テーブルに登録するように。インポートしたテーブル１つだけでは、データベースになりませんよね。

いずれにしてもIDでの主キーはつくらずに日付でやっても問題ないということになりますか？

　日付テーブルは作らずに始めてもいいんじゃない。点呼記録テーブルは、日付と従業員の複合主キーを設定する感じでしょう。

　データベースがやりたいわけじゃない、自動入力がやりたい、レポートを印刷したいという事でしたら、Excelで自動入力する方法、ワードにインポートする方法を検討してみるのはどうでしょうか？
　データベースがやりたいという事でしたら、複合主キーや複数テーブルを頑張るしかないですね。