紙で印刷する請求書を発行するシステムをつくるとき、発行した請求書はpdfで保存するようにするものですか？
それともレコードに請求書idを付与しておき、請求書一覧を表示できるようにして
再発行や確認（再表示）のたびにデータベースを照合して作成しなおすものですか？
Microsoft Access 掲示板
請求書をPDFで保存するかどうか
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「pdfで保存する」とは、印刷物をスキャナか何かで再データ化するという意味ですか？
印刷後に何か手を加えて、それの重要度が高いのであればそうする必要があるかもしれませんが「システム」から全く同じものが発行できるのであれば必要になったときにそれをPDFで出力すればいいと思いますよ
これができるのがデータベースのメリットであり、そうやって管理をしよう効率化しようというのが「データベース化」です。
データベースの条件ではないですがやらない理由はないデータベース化の本質だと思いますよ
業務の要件次第かと。
請求書だと、客先に送るものと、手元に控え(コピー)を保存しておく必要がある場合は、2枚印刷するのは用紙の無駄なので、
印刷するときに、プリンター出力とPDF出力を同時にすることがあります。
出力先は、下記のリンク先の方法で変更できます。
■T'sWare Access Tips #287 ～特定のプリンタでレポートを印刷する～
レポート用にプリンターを選択するプロセスを自動化する | Microsoft Docs
データベースにデータがあるので再発行は簡単にできますが、
トラブルがあったときにデータベースのデータだと簡単に編集ができるので、
控えとして有効性が低いです。
できることなら両方でやって損はないということですね
少しACCESSからはずれてしまいますが、今からシステムをつくるにあたり、対応していたほうがよいと思うので質問させてください
インボイス制度が開始されると請求書を発行した側にも保存義務があるそうです
ご指摘の通りデータベースの利点として再発行が容易、というのはありますが
そのような運用ですと、請求書を保存していることにはならなくなり、義務違反となってしまうのでしょうか？
何を持って請求書の控えとするか、という問題になりそうですが、データベースから持ってきてレポートを作成して同じものを出力できても
データベースから作成したものは控えではない、とかいわれそうな気もします
懇意の会計士さんとしっかり相談されるのが一番でしょう
とはいえせっかくなので適当にWeb検索してみました
インボイス制度に関するＱ＆Ａ目次一覧（国税庁）
問51～に電子データに関する内容がありますね（更新で変わってるかもしれません）
決定的なこととして「所轄税務署長の承認」を受けること
ざっくりとしたことで「わかりやすいマニュアルがあること」
ずばり記述されてるシステム要件であれば
等記述がありますね。続くQAにもシステムの要件に関わりそうな記述があります。データの保存部分で言うとデータベース的な保存でもいいけど、発行したものは「修正できない」か「修正した記録がすべて残る」システムである必要があるようです
hirotonさん、情報ありがとうございます。
勉強になりました。
Accessの場合、作りこめばできないこともないですが、かなりの工数が必要ですね。
また、ファイル破損の可能性もつきまといます。定期的なバックアップをとっていても、直近のバックアップ以降に発行した請求データは復元できません。
その辺を考慮すると印刷(送付用)とPDF出力(控え)を同時にするという運用がいいのかなと思っています。手軽な割に有用性が高いと思います。自分の作成したシステムはそのようにしています。