Microsoft Access 掲示板

預り金の残額などを一目でわかるようにしたい / 1

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可能です。

どのように設計するかですが、Accessはデータベースソフトですので、データをため込んで、必要に応じて、必要なデータを、必要な形に加工して出力する、ということをするものです。

まず、最初に考える必要があることは、どのようなデータをどのうような形でため込むか、です。ため込む場所はテーブルです。ですので、テーブルの設計から始めます。

データを加工して出力するのはクエリだったり、フォームだったり、レポートということになります。しかし元のデータがしっかりしたものでないと自由に加工できません。

呈示の情報から必要なデータは、最低限下記の3つになります。

  • お金を借りる相手の情報(氏名)
  • 取引日付
  • 取引金額

金額に関しては、預かり金額、支払い金額 と2つのフィールドに分ける方法と、
一つのフィールドで預り金はプラス、支払いはマイナスとする方法が考えられます。

このお金の出し入れの履歴を逐一ため込んでいく形になります。

この履歴テーブルの他に、
お金を借りる相手の情報が氏名だけでなく、連絡先など別に必要なら、
相手先情報のマスターテーブルも必要になります。

テーブルの設計には「正規化」という原則があり、それに沿った設計にしないとデータベースとしては使いものにならないものになります。ただ、かなり奥が深く理解するには敷居が高いものなので、これはおいおい勉強していくといいでしょう。

前置きが長くなりましたが、まずは質問内容を一番シンプルな形でテーブルにすると、下記のようなものになります。
 
テーブル名 取引履歴

フィールドデータ型主キー
取引IDオートナンバー型
取引日付日付/時刻型
取引相手短いテキスト
取引金額通貨型
 
データ例
取引ID取引日付取引相手取引金額
111/01A氏10000
211/02A氏-5000
311/02B氏50000
411/03B氏-10000
511/04A氏-3000
 
上記のようにテーブルに入力して、現時点での預り金残額は、集計クエリで、
取引相手でグループ化して、取引金額を合計にすれば、下記のような出力が得られます。
取引相手預り金残高
A氏2000
B氏40000
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