Microsoft Access 掲示板

気付くの遅れましたが、テキスト型データ1、テキスト型データ2の属性を持つ社員と持たない社員がいるから、テーブルを分けていると言う事でしょうか？

　私の回答はフォームとVBAを使う方法です。
　まず、テーブルAの社員番号とテーブルBの社員番号について準備します。テーブルを開いて、それぞれに主キーを設定します。次に、クエリCを開いて、社員番号フィールド同士を結合します。クエリCを実行した時に、それぞれの社員番号フィールドがその他のフィールドと一緒に表示されるようにしておきます。
　クエリCをもとにフォームを作成すると、テキストボックスが自動作成されるので、テーブルAの社員番号がコントロールソースになっているものを選択します。デザインタブのプロパティシートをクリック、イベント項目の更新後処理をクリック、コードビルダーを開きコードを記します。

Me.テーブルB_社員番号 = Me.テーブルA_社員番号

　これで、おそらく希望に答えられたのではないかと思います。
　主キー同士を結合したので、クエリCを開いて、テーブルAの社員番号とテキスト型データ4を新規入力すれば、テーブルBの社員番号が自動登録出来るようになったと思います。しかし、社員番号が新規入力、データ4が未入力の状態で終了すると、自動登録されないと思います。うっかりすると、テーブルBの社員番号がテーブルAの社員番号に自動変更されたりすることもありそうです。だんだん何かおかしいデータベースになっていくでしょう。

テーブルAは社員のマスタとして保存しています。テーブルBのデータをAに入れてしまうとマスタではなくなってしまうのでテーブルを分けています。
　私もマスターテーブルとそれ以外のテーブルで分けていた事があります。オリンピックの選手・競技・運営スタッフ・観客を思い浮かべて、テーブルを用意するみたいな事もやっていました。最近は、関数従属性に従うようにしていますが、昔の癖が邪魔して大変です。
　色々書いてきましたが、私の回答より、Hatenaさんの回答がとても参考になります。いろいろググって見つける情報がまとまっていてオススメです。

上記の補足説明をしておきます。

なのでテーブルAで使うデータは社員番号と名前と部署で、テーブルBでは社員の通勤手段や交通費などを管理するデータを使いたいのです。
テーブルAは社員のマスタとして保存しています。テーブルBのデータをAに入れてしまうとマスタではなくなってしまうのでテーブルを分けています。

社員の通勤手段や交通費などのデータが一人の社員に対して1レコードのデータでいいのなら、一対一の関係になります。この場合、データベース的にはテーブルを分けるのはメリットがないです。扱いが面倒になるだけです。
マスターがどうとか、何を基準にしているか分かりませんが、データベース的には、一対一の関係なら、名前や部署と交通手段、交通費に差はありません。
必要に応じてクエリで表示するフィールドを選択して管理すればOKです。
例えば、通勤関係のデータを管理する場合は、社員番号、名前、通勤手段、交通費・・・ を表示するクエリを作成します。
どうしても分けたいということなら、上記のリンク先のように外部結合のクエリを作成して、参照整合性、連鎖更新等を設定しておけば一つのテーブルのように扱うことができます。ただ、特別な理由がないのならメリットはないと思います。

一人の社員に対して、複数のレコードが必用（例えば過去のデータを履歴として残しておきたいというような場合）なら、一対多の関係になります。その場合は、メイン/サブフォーム形式にするのがシンプルでいいでしょう。もし、こちらの場合は、その旨を申し出てくれれば、もう少し詳細に解説します。